Zde najdete odpovědi na dotazy, které se při komunikaci s fakultními správci často opakují.
Dotazy jsme rozdělili do těchto sekcí:
Přihlášení
Vstup do OBD
Pro vstup do OBD používejte adresu
https://is.cuni.cz/veda/
Vyberte vpravo červené tlačítko „OBD (Výsledky)”.
Zapomenuté CAS heslo
Pokud neznáte své CAS heslo, je možné si nechat vygenerovat nové v počítačových učebnách PřF UK. Více informací k nalezení viz CIT.
TIP: Více informací o CAS je k nalezení na webu https://ldap.cuni.cz.
Druhy výsledků (pro RIV)
Proceedings paper – J nebo D?
Zadat Proceedings Paper jako:
"J" – Článek v odborném periodiku
- Článek z konference je uveden v samostatném čísle odborného periodika (Supplement).
- Časopis má přidělené ISSN.
- Článek z konference nebyl uveden ve sborníku z konference.
"D" – Článek ve sborníku
- Recenzovaná neperiodická publikace, vydaná u příležitosti pořádané konference, semináře nebo sympozia, která obsahuje samostatné stati různých autorů, které mají většinou společný prvek nebo příbuzné téma a má přidělen ISSN a současně ISBN kód, nebo jen ISBN kód.
- Hodnocen je, pokud je evidován:
- v databázi SCOPUS ve zdrojích („Sources“) typu „Book Series” nebo „Conference Proceedings” a má přidělen ISBN, případně ISSN i ISBN kód,
- v databázi „Conference Proceedings Citation Index” společnosti Thomson Reuters má zdroj přidělen kód ISBN, případně ISSN i ISBN kód,
- článek ve zvláštním čísle časopisu evidovaném v některé z výše uvedených databází, které je věnováno publikaci konferenčních příspěvků.
Druhy výsledků uvádíme vždy podle skutečnosti. Pro publikace evidované ve Scopusu a WOS se řídíme druhem uvedeným v těchto databázích.
Pokud je u výsledku ve WoS/Scopus uvedeno v poli Document Type: Article; Proceedings Paper, doporučujeme vykazovat do RIVu jako článek, je hodnocenějším druhem výstupu.
Upozornění: hodnoceny budou pouze články ve sborníku v minimálním rozsahu 2 stran textu.
Kapitola v knize nebo kniha?
Při vkládání kolektivní monografie se často rozhodujeme, zda vložit kapitolu nebo knihu jako celek.
Zvažuje se několik kritérií:
- kdo za vznikem monografie stojí (např. jaká instituce, osobnost,...)
- celkový počet autorů
- autorské podíly
- téma publikace
- počet kapitol
- koncepce publikace (zda jde o kapitoly, které společně tvoří nedělitelný celek, nebo zda kapitoly mohou stát „samy o sobě”)
- atd.
Musíme rovněž přemýšlet z pohledu UK jako celku. V rámci UK se musí k vykazování jedné publikace přistupovat jednotně (rozhodne-li se jiná fakulta vykázat jako knihu, měla by i PřF).
Pro snadnější rozhodování předkládáme několik modelových případů:
- pokud se autor z fakulty podílel pouze na jedné kapitole např. z 15-ti —> vykážeme kapitolu
- pokud je autorů z UK významný podíl (např. 30%) —> vykazujeme jako knihu – musíme vypsat všechny autory (pokud jich je více, viz FAQ „150 autorů”)
- publikace má 15 kapitol a na 50% se podíleli autoři z UK —> vykážeme jako knihu
- publikace má 33 kapitol a na 2 se účastnili autoři z UK —> vykazujeme kapitoly
- publikace má 10 kapitol a na 3 se podíleli autoři z UK, zároveň je autor z UK editorem —> vykážeme jako knihu
Rozhodování je velmi individuální a hranice je velmi tenká. Proto v případě, kdy si nejste jisti, obraťte se na fakultního správce, společně vybereme nejvhodnější variantu. V případě sdílení autorství v rámci UK, kdy se přístup v rámci fakult liší, rovněž kontaktujte fakultního správce.
Specializovaná mapa
Viz metodický pokyn
Výsledek „Specializovaná mapa s odborným obsahem” realizoval původní výsledky výzkumu a vývoje, které byly uskutečněny autorem nebo týmem, jehož byl autor členem. Jedná se o takový výsledek, kdy specializovaná mapa s odborným obsahem je syntézou kartograficky nebo prostřednictvím geografického informačního systému (GIS) vyjádřených bodových, plošných, prostorových a případně i časových informací (4D) a jejich souvislostí, získaných na podkladě výzkumu určitého území. Jedná se např. o geovědní mapy, mapy památkových objektů, archeologických lokalit, chráněných přírodních území, technických objektů, mapy / plány velkých měřítek menších území (např. památkových objektů a areálů technických objektů, archeologických lokalit a parků) včetně komplexní dokumentace stavebně-historických, urbanistických nebo krajinářských průzkumů, ale např. i biologických a přírodních jevů, historických či společenských souvislostí apod. Nezbytnou podmínkou je, že se jedná o mapy, které jsou dokumentované údaji získanými a interpretovanými příslušnými výzkumnými metodami.
V případě souborného vydání jednotlivých specializovaných map s odborným obsahem v jednom uceleném svazku, nelze uplatnit každou jednotlivou specializovanou mapu, jako samostatný výsledek.
Specializovanou mapou nejsou:
- státní mapová díla;
- konvenční mapy topografické, katastrální a obecně geografické, silniční, turistické, apod.
Autoři
Kdo je to interní osoba?
Interní osoba je fakultní / univerzitní autor, dříve v OBD označován též jako Domácí – vybírá se vždy z číselníku.
Interní autor (definice z pohledu fakulty): autor, který konkrétního výsledku dosáhl v rámci pracovněprávního vztahu k PřF UK (HPP, DPČ, DPP, VPP). Pracovněprávní vztah se musí vztahovat k aktivitě výzkumu a vývoje, na základě které výsledek vznikl! Autor bez alespoň jedné afiliace k PřF UK nemůže být považován za interního autora PřF. Autor může být interní na více institucích (dle afiliace). Interním autorem je i taktéž student ve studijním programu akreditovaném u PřF UK s afiliací k PřF UK. (Obdobně pak pro další součásti UK.)
Je absolutně nezbytné si uvědomit, že termín „interní” nebo domácí se zde nevztahuje jen z pohledu pracoviště (např. katedry) vkladatele, ale z pohledu celé univerzity. Jako interní (tedy přes číselník) musím tedy vkládat jak kolegy z vedlejších pracovišť v rámci fakulty, tak dokonce i třeba z Lékařské fakulty v Plzni nebo z Lékařské a Farmaceutické fakulty UK v Hradci Králové.
Kdo je vykazující osoba / pracoviště?
Jde o osobu či pracoviště, za kterou chceme výsledek vykázat do RIVu. Podmínkou tohoto vykázání je doložitelný vztah autora k výsledku a k instituci, typicky pomocí afiliace (viz interní osoba). Tzn. fakulta odešle tento výsledek za sebe do RIVu.
„150 autorů” – vyplnit všechny?
Doporučujeme ve všech případech pro každý výsledek zadávat všechny autory včetně správného pořadí (obzvláště, pokud využíváte import z WoS a podobně). Připomínáme, že je nezbytné VŠECHNY autory z UK zvolit pomocí číselníku (viz interní osoba).
- Pokud má výsledek méně než 30 autorů (včetně) je povinné zadat všechny autory.
- Pokud má výsledek více než 30 autorů, zadáváme autory tímto způsobem:
- první tři autory (citace)
- + korespondenční autory výsledku
- + všechny UK autory,
- případně všechny české autory
- + posledního autora
/je to také evidovaná pozice; v tomto případě vždy označujeme také zatržením "P" pro poslední/.
Do pole „Počet tvůrců” vyplňte číslicí celkový počet autorů (tedy nejen počet vámi zadaných do OBD).
Nesprávné či neexistující pracoviště u autora?
V OBD jsou u jednotlivých autorů automaticky evidovány pracovněprávní vztahy (úvazek, DPP, DPČ). Tyto informace v případě zaměstnanců systém čerpá z databáze WhoIS, v případě studentů pak ze SISu.
Pokud v číselníku nemůžete nalézt to správné zařazení, zkuste při vyplňování záznamu ponechat v číselníku prázdnou kolonku roku výsledku (tzn. odeberte datum výsledku) a klikněte znovu na hledat.
Upozornění: Přesvědčte se pečlivě, zdali daný autor skutečně nemá požadované pracovní zařazení. Systém je v mnoha případech citlivý na překlepy, diakritiku atp.
Pokud nelze nalézt konkrétní pracoviště/katedru ani přes výše uvedený postup (umazání roku při hledání), kontaktujte fakultního správce. Nezapomeňte ve své žádosti uvést vztah autora k UK (student, zaměstnanec, stážista apod.) a optimálně jeho UKČO. Upozorňujeme, že autora, který má v systému pouze statut externího spolupracovníka daného pracoviště, již nemůže být přiřazen k tomuto pracovišti v záznamu jako interní. Je potřeba minimálně statut "stážista".
Po doplnění pracoviště do číselníku OBD je nutné daný záznam (či záznamy) upravit a autora znovu vložit s příslušným pracovištěm (je potřeba předtím červeným křížkem zrušit vazbu na číselník a pak teprve autora znovu vybrat kliknutím na ikonu číselníku).
Cílový stav: Žádný záznam by neměl být schválen s autorem PřF, který není přiřazen ke konkrétní katedře, pracovišti, tzn. žádný autor by neměl mít uvedeno pracoviště pouze „PřF - Přírodovědecká fakulta” (obdobně i pro ostatní fakulty UK).
Optimální je, pokud je konkrétní pracoviště uvedeno již v publikaci ve formě afiliace, v opačném případě je potřeba zjistit přímo od autora, za jaké pracoviště se má daný výsledek vykázat.
Autor má po svatbě jiné jméno?
V některých případech se může stát, že v číselníku interních autorů (autoři z celé UK) není uvedeno aktuální jméno autora (např. změna jména, svatba). Jméno autora je potřeba zadávat vždy tak, jak je uvedeno v článku (až na případné překlepy). Oslovte fakultního správce s požadavkem na přidání potřebného alternativního jména, tzv. „alias” (může jich v systému existovat i více pro jednu osobu).
Tato změna nemá vliv na záznamy daného autora automaticky. Po doplnění aliasu do číselníku OBD je nutné potřebný záznam (či záznamy) upravit a autora znovu vložit pod příslušnou variantou (je potřeba předtím červeným křížkem zrušit vazbu na číselník a pak teprve autora znovu vybrat kliknutím na ikonu číselníku). Příslušný záznam se tak prováže se správnou osobou (přes UKČO), a přitom je v záznamu zobrazena ta varianta jména (alias), pod kterým byl článek publikován.
Co je to „Celkový počet autorů”?
Do pole Celkový počet autorů vyplňte číslicí celkový počet autorů daného výsledku).
Poznámka: Pole „Celkový počet autorů” se nedopočítává automaticky proto, že v případě, že existuje mnoho autorů a nebudou zadáni všichni, není možné se stoprocentní jistotou ve správnou hodnotu toto číslo získávat hrubým součtem zadaných autorů. Pokud jste však vyplnili všechny autory můžete nechat počet autorů spočítat kliknutím na znak sumy (Σ) před kolonkou pro počet.
Chybí autor v číselníku
Pokud chybí autor v číselníku a jedná se o fakultního či univerzitního autora, prosím, kontaktujte nás. Nezapomeňte ve své žádosti uvést vztah autora k UK (student, zaměstnanec, stážista apod.). Pokusíme se společně najít příčinu a stav napravit; následně bude možné záznam úspěšně upravit.
Upozorňujeme, že autora, který má v systému pouze statut externího spolupracovníka daného pracoviště, již nemůže být přiřazen k tomuto pracovišti v záznamu jako interní. Je potřeba minimálně statut "stážista".
Přesvědčte se nejdříve pečlivě, zda-li daný autor skutečně v databázi není (obzvláště, znáte-li UKČO). Zkuste ve vyhledávacím okně číselníku vymazat údaj v kolonce „Rok výsledku” a hledat znovu. Systém je v mnoha případech citlivý na překlepy, diakritiku atp. (zde doporučujeme při vyhledávání dále zaškrtnout „ignorovat diakritiku”).
Jak správně přidám autora?
Je potřeba zadat všechny autory tak, jak jsou u dané publikace uvedeni. Následně je potřeba správně zvolit u autora jeho zařazení jak v rámci fakulty, tak v rámci celé UK. Mnoho autorů má více pracovních úvazků.
Další autory můžeme přidat stisknutím tlačítka „Přidat autora” po jednom nebo je možnost přidat i více autorů najednou pomocí roletky, kde lze vybrat i jeho pozici / pořadí (třeba „na konec”), typ autor/editor a počet „prázdných řádků”.
Interního autora (UK) vybereme z číselníku, tedy po volbě „Přidat autora” klikneme na ikonu číselníku vedle textových polí. Ve vyhledávacím okně číselníku hledáme osobu nejlépe podle jejího UKČO! TIP: Před hledáním vymažte rok publikace (případně ještě můžete zaškrtnout „ignorovat diakritiku”)!
Zařazení volíme podle toho, k jaké afiliaci se hlásí v dané publikaci, a za pomoci ikony křížku odebereme pracoviště, za která nechceme vykazovat.
Jak přidám externího autora?
Externího autora je možno přidat pomocí tlačítka „Přidat autora” a ručním vyplněním příjmení a jména/iniciály. Pro uvedení externího pracoviště zkuste instituci nalézt nejprve přes číselník za pomocí ikony číselníku vedle příslušného textového pole.
Pokud pracoviště není v roletce k výběru, a chcete-li ho u externího autora vyplnit, kontaktuje fakultního správce se žádostí, aby dané externí pracoviště bylo do číselníku doplněno (do číselníku se doplňují především významná česká pracoviště, státní instituce, významné světové i české firmy). Přesvědčte se pečlivě, zda-li daný autor skutečně nevykazuje za žádné pracoviště na UK – pak by se totiž jednalo o interního autora.
Pokud je autor pro daný záznam externí (nemá v článku uvedenou afiliaci k univerzitě / fakultě), ale přesto potřebujeme, aby byl navázán na interní evidenci (např. u studentů exportován do SIS pro účely ISP), zadáme jej nejdříve jako interního (tedy z číselníku) a pak klikneme na tlačítko „E” (externí). Kliknutím na červený křížek u jména autora se vazba zruší úplně.
Pracoviště u externího autora
V případě, že je autor z externího pracoviště, tzn. není z UK, není povinnost u něho pracoviště vyplňovat, toto pole se do RIV neodevzdává. Pole „pracoviště” je však podbarveno žlutě, což znamená doporučení k vyplnění (nikoli povinnost), je-li údaj dohledatelný (např. z důvodů případných budoucích statistik na úrovni UK). Externí pracoviště je nutné vybrat z číselníku. Pokud požadované pracoviště v číselníku nenajdete, obraťte se na fakultní správce.
Upozornění: K internímu autorovi, tedy vybranému z číselníku, nelze přidat další (externí) pracoviště do OBD. (Potřebujete-li přidat další pracoviště interní, je třeba nejdříve červeným křížkem zrušit vazbu na číselník a pak znovu autora vybrat. Doporučujeme při hledání vymazat rok publikace, aby se zobrazila všechna dostupná navázaná interní pracoviště autora.) Externí autor může mít v OBD zadáno maximálně jedno externí pracoviště.
Nově je však možno externí pracoviště zadat i autora vybraného z číselníku a označeného jako externí tlačítkem „E”.
Jak přidám zahraničního autora?
Zahraničního externího autora (zahraničního interního vybíráme pomocí číselníku) zadáme ručně vypsáním jména (příp. titulů...) do patřičných kolonek. Následně zaškrtneme příslušné zatržítko ve sloupci „Zahraniční” a vybereme stát daného autora.
Kdo je to domácí tvůrce?
Termín „Domácí tvůrce” byl pro svoji nejednoznačnost nahrazen termínem „interní” (viz).
Kdo je to garant a jak ho určit?
Pozice garanta výsledku byla zrušena, částečně některé jeho funkce zůstávají autorům korespondenčním.
Korespondenční autor
U většiny odborných článků existuje jeden (nebo více) korespondenčních autorů. Jedná se o autora (autory), který komunikuje s redakcí časopisu nebo s nakladatelstvím. U článků je většinou nějak zvýrazněn (typicky je u něj hvězdička, obálka, či jiný symbol, případně je vysázen tučně nebo je podtržen) a také je na něj přímo v článku uveden e-mailový kontakt. V OBD se vyznačuje zaškrtnutím zatržítka před jménem příslušného autora. Pozn.: Při importu článků z WOS se nyní importuje tento údaj pro všechny korespondenční autory.
Nyní lze v OBD kromě korespondenčního autora vyznačit také autora prvního nebo posledního. Toto však není nutno dělat v případě autorů, kteří se již na pozici první či poslední nachází. Daná funkce je zamýšlena pro méně častý případ, kdy má v článku více autorů „funkci” autora prvního. Toto se v článku nejčastěji projevuje prostřednictvím poznámky, že daní autoři přispěli k výsledku stejně (contributed equally).
Posledního autora speciálně vyznačujeme zatržením příslušného zatržítka ("P") též v případě, že jsme nevložili všechny autory (viz více autorů).
Financování (granty a projekty)
Financování ze dvou či více zdrojů
Aby bylo možné záznam odeslat do RIVu, je nutné, aby byl uveden zdroj financování. Financování může být jedno nebo více. V ideálním případě vycházíme ze sekce „Acknowledgements” nebo „Funding” u článků; u knih pak z celé publikace.
Prakticky ve všech případech se vedle „externího” financování (granty, projekty) uvádí i nějaké financování „interní”, tedy univerzitní, např. příslušný PROGRES, Cooperatio nebo nějaké další formy podpory.
Poznámka: Existují některé grantové agentury, které poskytují výhradní (exkluzivní) financování, tzn. že jejich výsledky nelze kofinancovat z jiných zdrojů. Do RIVu se musí vykázat pouze s tímto jediným financováním.
Výsledek nemá financování
Mohou existovat výsledky (články, publikace...), které vznikly bez podpory konkrétního grantu či projektu. I takovýto výsledek by měl být zadán do OBD (např. z důvodu bibliografie) a následně může být odevzdán do RIV (pokud splňuje definice pro daný druh výsledku). V takovém případě je nutné vybrat některý druh institucionálního financování (příslušný PROGRES, Cooperatio, příp. I-PřF).
Nemohu najít financování
V případě, že nemohu v číselníku najít požadované financování, doporučujeme vyhledávání opakovat s tím, že se umaže rok výsledku a případně vyhledává nějaký kratší úsek kódu (např. jen čísla bez písmen).
Také je možné, že dané financování „nepatří” UK (tedy, že Univerzita Karlova není ani hlavním řešitelem ani spoluřešitelem daného projektu). Komu je konkrétní projekt určen si můžete dohledat na těchto stránkách: https://www.isvavai.cz/cep , https://starfos.tacr.cz/
Pokud jste přesvědčeni, že dané financování v číselníku chybí, kontaktujte fakultní správce a ti zajistí jeho přidání.
Zdroje financování výsledku
(granty, specifický výzkum, GAUK, zahraniční projekty, evropské projekty...)
U každého výsledku je nutné zadat všechny univerzitní zdroje, na jejichž základě výsledek vznikl. Tímto je myšleno, že Univerzita Karlova je hlavním řešitelem nebo spoluřešitelem daného projektu. Pro vložení financování je nutné používat číselník zdrojů financování (GAP). Pokud v číselníku chybí zdroj financování, uvedený v článku, kontaktujte fakultní správce. Ověřte před tím, že jste číslo zadali správně (příp. zkuste vybrat kratší úsek čísla), vymažte ve vyhledávacím formuláři rok publikace a proveďte vyhledávání znovu. Pokud možno, také ověřte, že se jedná skutečně projekt, kde je UK (spolu)řešitelem (viz výše).
Financování („externí”) se k výsledku vkládá na základě tzv. „Acknowledgments” (či dle sekce „Funding”) uvedených v publikaci (pouze UK financování), případně specifické interní financování (Cooperatio, PROGRES, UNCE, SVV) na základě požadavků pracoviště. V případě nejasností se zdrojem financování kontaktujte autora.
Nový záznam a editace
Co vše musí být shodné?
V případě, že výsledek vznikl ve spolupráci s dalším (či více) českými pracovišti, vykazuje každé toto pracoviště (v našem případě je to celá UK) výsledek do RIV samostatně. Je potřeba zajistit, aby určité charakteristické údaje výsledku zadaly všechny tyto instituce shodně.
Všechny základní údaje o výsledku musí být shodné pro každého předkladatele (např. UK, AV ČR, VŠCHT, ...). Jedná se např. o údaje: název časopisu, rok vydání atp. Shoda se naopak nepředpokládá u typů financování, neboť to má každá instituce individuální. Není již také nutná přesná shoda v anotaci či klíčových slovech. Ve specifickém případě se může lišit i seznam autorů – pokud je jich velký počet (nad 30) a nezadáváme je všechny; pak nutností je zadat za každou instituci především všechny autory interní (viz).
Je proto důležité, aby požadovaná shoda byla zajištěna, a na každé instituci byl výsledek zadán a vykázán správně (např. aby se nelišil počet stran). Za tuto shodu zodpovídá autor, nebo katedrový zpracovatel. Doporučujeme především věnovat pozornost vyplnění správného ISN čísla k danému výsledku, např. ISSN, či ISBN. Pokud je k dispozici, preferujte „Print” verzi tohoto kódu. Je vhodné dohlédnout na to, aby každá instituce daný výsledek odevzdala se stejným ISN kódem (print ISSN se nerovná elektronickému ISSN).
Pozor: nepřesně či nekompletně vyplněné údaje jsou častým důvodem pro vyřazení výsledku z hodnocení RIVu.
Co jsou Ekonomické parametry?
Ekonomické parametry jsou povinným údajem u výsledků aplikovaného výzkumu. Ekonomické parametry by měly charakterizovat komerční hodnotu daného aplikovaného výzkumu, buď kolik stála práce na vytvoření daného výstupu nebo jaká by mohla být reálná prodejní cena daného aplikovaného výstupu. Možné je uvést také potencionální ekonomický přínos.
Co je neuplatněný výsledek?
Neuplatněný výsledek je takový výsledek, který dosud nebyl prokazatelně a definitivně publikován. Na výběr máme možnosti „v recenzním řízení” a „v tisku (přijato k vydání)”; v seznamu v OBD je označen velkým písmenem „N”. Neuplatněný výsledek lze uložit pouze ve stavu „Rozpracovaný” a nelze jej tedy odeslat do RIV. Je však možné jej exportovat do SIS ISP, neboť pro tyto účely se jedná o akceptovanou formu výsledku.
Příklad u „článku v odborném periodiku”: Pokud je výsledek „v tisku” a i když „víme, že určitě za 3 měsíce vyjde”, tak je stále neuplatněný. Uplatněný bude až tehdy, když ho reálně můžeme mít v ruce. Pokud nakladatelství skončí, tak výsledek v daném roce nemusí být vydán, i když byl v tisku, také může na konec vyjít až v roce následujícím. Nestačí proto ani jeho zveřejnění tzv. „first on-line”, „Early View” či „Early Access”, je potřeba, aby měl již kompletní údaje o ročníku a číslování stránek.
Příklad u „patentu”: Výsledkem je udělený patent. Za uplatněný výsledek tohoto druhu lze považovat výsledek až v okamžiku vydání patentové listiny (v případě českého patentu), event. jiné listiny, která má stejný účinek. Za výsledek tohoto druhu nelze považovat patentovou přihlášku, a to v jakékoliv fázi řízení o udělení patentu!
Early Access
V poslední době je stále častější, že nakladatelství na svých webových stránkách zpřístupňují text článků ještě předtím, než oficiálně vyjdou, než jsou zařazeny do konkrétního ročníku a čísla časopisu a než je jim přiděleno stránkování. Tento způsob zveřejnění je znám jako „First on-line” nebo „Early Access” či „Early View”. Také takový výsledek můžeme najít zařazený do tzv. „Latest articles”.
I v tomto stavu už jsou články často indexovány i v různých databázích typu WOS, Scopus nebo PubMed. V databázi Web of Science (WOS) jsou pak označovány „Early Access” a ve Scopusu „Article in press” s ikonkou otazníčku. Dalším poznávacím znakem je absence ročníku a stránkování. Naopak, pokud je ve WOS uvedeno kromě data „Early Access” i datum „Published”, daný článek již vyšel a o Early Access se tedy již nejedná. (Občas se také stává, že daný předběžný záznam ve Scopusu má jiné EID než záznam finální a někdy mohou nějaký čas i oba záznamy koexistovat.)
Vzhledem k tomu, že existuje značná variabilita u jednotlivých časopisu a vydavatelů – ne vždy existuje ročník (volume) i číslo (issue); někdy jsou články stránkovány jindy naopak číslovány – uvádíme zde orientační pomůcku pro to, jak rozpoznat, zda článek již definitivně vyšel. Jednak je to neexistence výše zmíněných popisů (Latest articles, Early Access apod.), případně Volume 0 (nula) či stránkování XXX–XXX. Dobrou pomůckou je také porovnat podobu bibliografických údajů u nějakého staršího článku ve stejném časopisu (optimálně z nejnovějšího vydaného čísla). Obecně je potřeba, aby existoval alespoň jeden údaj z dvojice Volume – Issue a zároveň hodnata stránkování nebo číslo článku (ty totiž vesměs neexistují současně).
V každém případě je důležité si uvědomit, že se ještě nejedná o hotový, finální výsledek, a do OBD je možné jej vložit pouze jako tzv. „Neuplatněný výsledek” („v tisku”, viz výše) a v žádném případě jej nelze vykázat do RIVu. I proto se výsledky v tomto stavu automaticky neimportují do zásobníku. Pokud přesto potřebujete daný výsledek naimportovat, kontaktujte fakultního správce (se zdůvodněním); záznam označte poznámkou, že se jedná o „Early Access” a taktéž nezapomeňte zaškrtnout „Neuplatněný výsledek” (viz výše).
Upozornění: Vzhledem k tomu, že podle záznamů v OBD dochází k přerozdělování financí a také slouží jako podklady k atestačním řízením, je potřeba aby byli vkladatelé v tomto obzvláště pečliví. Neoznačení neuplatněného výsledku příslušným příznakem, změna roku vykázání a zadání smyšlených bibliografických údajů může být považováno za pokus o podvod!
Proč nenajdu záznam v Zásobníku?
Již dlouhou dobu existuje v OBD tzv. „Zásobník předimportovaných záznamů” z různých databází. Pravidelně jednou týdně probíhají importy z Web of Science (WOS) ; z ostatních databází (Scopus, PubMed ) je potřeba záznamy importovat ručně.
Je však potřeba si uvědomit, že se jedná o neoficiální import a je možné, že z různých důvodů nedojde k naimportování všech záznamů. Důvodů může být několik, včetně toho, že se mění struktura samotné databáze WOS. Nejčastější důvody však bývají dva: nesprávně zadaná afiliace autora v článku a pak záznamy ve stavu „Early Access” (viz výše). V prvním případě je potřeba apelovat na autory, aby zadávali afiliace ve tvaru doporučeném v aktuálně platném opatření děkana, optimálně i s pracovištěm pro snadné dohledání. Ve druhém případě se pak neimportuje úmyslně, protože takový záznam ještě není kompletní (neobsahuje bibliografické údaje, viz výše) a může dojít dokonce i ke změně vročení a dalším problémům.
V případě, že vám nějaký záznam v zásobníku chybí, požádejte o jeho naimportování své fakultní správce. Optimálně nejdříve záznam v databázi WOS sami vyhledejte, aby bylo zřejmé, že vám skutečně máme co naimportovat (a že není stále ještě ve stavu „Early Access”), a pošlete nám UT-WoS čísla požadovaných záznamů.
ISBN kód
V případě, v Národní knihovně je u výsledku uvedeno více ISBN kódů, vyplníme ten, který je uveden na publikaci.
Výjimky: Může se stát, že na publikaci je uvedeno ISBN, které nesplňuje standardy pro ISBN a proto nelze do OBD a následně RIV vložit. V tomto případě je nutné poslat fakultnímu správci email s odkazem na internetovou stránku, kde se dané ISBN vyskytuje, případně poslat naskenovanou stránku knihy s viditelným ISBN. Toto bude přeposláno RVVI s žádostí o schválení výjimky. Tento proces několik dní trvá.
Jak zjistím kód UT-WoS?
Kód UT-WoS se zjištuje na stránkách Web of Science (WOS). (Pokud využijete import záznamu přes zásobník, je tato hodnota již naimportována spolu s dalšími vybranými údaji.)
Jakmile pomocí vyhledávacího formuláře naleznete hledaný záznam, tak klikněte na jeho modře podbarvený nadpis (title) a dostanete se do detailu záznamu. V jeho dolní části (v sekci „Document information”) hledejte řádek „Accession Number: WOS:xxxxxxxxxxxxxxx”. Při prvním hledání je většinou potřeba nejdříve kliknout na „See more data fields” (těsně nad sekcí „Cited References”).
V současné době je nejjednodušší variantou při editaci záznamu v OBD kliknout vedle pole pro UT-WOS na tlačítko „Generovat UT WOS z DOI”. K tomuto účelu je samozřejmě potřeba mít v záznamu údaj DOI vyplněný (viz níže).
Poznámka: V minulosti byl údaj UT-WoS označován jako UT-ISI.
Jak zjistím EID záznamu ve Scopusu?
Obdobou UT-WoS je v databázi Scopus tzv. EID kód.
V současné době je nejjednodušší variantou při editaci záznamu v OBD kliknout vedle pole „EID záznamu ve Scopusu” na tlačítko „Generovat EID z DOI”. Je k tomuto účelu samozřejmě potřeba mít v záznamu vyplněný údaj DOI (viz níže). Občas se však může stát, že tento postup z nějakého důvodu selže, pak je potřeba kód EID vyhledat ručně.
Ruční vyhledávání: Jakmile pomocí vyhledávacího formuláře naleznete hledaný záznam, tak klikněte na jeho nadpis (Document title) a dostanete se do detailu záznamu. Pak je potřeba hledat tento údaj v adresním řádku vašeho internetového prohlížeče. Text webové adresy bude vypadat nějak takto (příp. s více údaji):
https://www.scopus.com/record/display.uri?eid=2-s2.0-xxxxxxxxxxx&origin=resultslist
Hledaný kód je uvozen řetězcem „eid=” a vždy začíná sekvencí „2-s2.0-”, za pomlčkou pak následují číslice (pozor, následující znak & již do EID kódu nepatří. Výsledný kód tedy vypadá takto):
2-s2.0-xxxxxxxxxxx
Jak zjistím DOI a co to je?
DOI (Digital Object Identifier) je jednoznačný digitální identifikátor uvedený u elektronických dokumentů (např. článků v časopisech).
Pokud DOI číslo článku existuje, jsme povinni jej uvádět. Navíc slouží v případě ověřování výsledku ke snazší identifikaci a dohledání ze strany RIVu. Nově také usnadňuje získání kódu EID (viz výše).
Při kliknutí na tlačítko „Generovat odkaz” u pole Odkaz se vygeneruje funkční odkaz na článek přes DOI, tedy https://doi.org/*DOI* . (Funguje i obrácený postup, tedy vložení celého odkazu (v uvedeném formátu) do pole odkaz a DOI se automaticky vloží i do pole DOI.) Kontrola u pole DOI – červený křížek či zelené zatržení označují, zda je dané DOI funkční.
Stránkování, počet stran, číslo článku
Pro potřeby RIV, bibliografie či dalších databází je nutno postupovat při vyplňování výsledků článků v periodiku takto:
Vyplňujte údaje vždy pravdivě a na základě skutečnosti. Při exportu do RIV budou z údajů složeny hodnoty ve formátu požadovaným RIVem automaticky a jednotně.
stránkový rozsah od-do:
- 1-5 nebo A5-B6 (více stránek)
- 4-4 (jednostránkový rozsah)
- 15-25.e4 (kdy se do stránkování započítávají ještě strany, které mají speciální číslování, např. zde jsou to strany e1-e4)
- 3,15-20 (nespojité stránkování – nelze zadat do OBD, nutno vyplnit kompletně záznam, a poslat následně fakultnímu správci; bude do DB zadáno ručně přes RUK)
- nestránkováno (většinou, pokud existuje číslo článku)
– nyní se již nepoužívá! (pole zůstává prázdné)
číslo článku:
- pokud existuje, zadám (většinou pak již neexistuje průběžné stránkování, každý článek má pak pouze orientační číslování začínající vždy od jedné)
- pokud neexistuje, nezadám (většinou je nahrazeno číslováním stánek)
počet stran:
- reálný počet stran (počítá se buď automaticky ze stránkového rozsahu, nebo – u nestránkovaných (či speciálních případů) – musíme zjistit přímo z dokumentu)
Kdy se zobrazí IF (Impakt Faktor)?
Impakt Faktor se automaticky načítá z interní databáze. Do RIV se tento údaj nezasílá. Aktualizace IF v OBD probíhá pravidelně po aktualizaci IF ve WOS. Obdobně je to s údajem SJR databáze Scopus.
Impakt Faktor se počítá poměrem všech citací ke všem článkům, které daný časopis vydal za poslední dva roky a počtem článků, které za ty roky v časopise vyšly. Nový IF vychází vždy v létě (červen – srpen). Proto je také IF vždy z loňského, respektive předloňského roku (příklad: na jaře 2021 je aktuální IF z roku 2019). Proto také „loni impaktovaný časopis” znamená vlastně nejaktuálněji impaktovaný časopis.
Zadání záznamu pro účely ISP (import do SISu)
Obzvláště s blížícím se koncem akademického roku se objevuje velké množství žádostí „rychle zadat” záznam do OBD za účelem naimportování do SISu z důvodu uzávěrky kontrol ISP. Apelujte na svém pracovišti, aby studenti byli důkladně informováni a tuto agendu řešili s předstihem. Také je potřeba, aby ve svých publikacích uváděli afiliaci k internímu (fakultnímu) pracovišti.
Pokud student má řádně uvedenu v článku afiliaci k fakultě (optimální varianta), zadáváme záznam jako každý jiný. Problematičtější jsou případy, kdy student má uvedenu afiliaci pouze k jiným, externím subjektům (typicky Akademie věd). Studenta pak vložíme nejprve jako interního (z číselníku). Poté je třeba kliknout na tlačítko „E” (externí), aby se vyznačila skutečnost, že v daném výsledku není uvedena interní afiliace (a autor je tedy vůči UK „externí”), zároveň však zůstává zachována vazba na číselník a záznam se pak může exportovat do příslušných napojených databází (v našem případě do SISu). Kliknutím na červený křížek u jména autora se vazba zruší úplně.
Z OBD do ISP se záznamy přenáší, pokud jsou v jednom ze stavů:
- Rozpracovaný (nově, pro tzv. "Early View" výsledky)
- Uložený
- Schválený pracovištěm
- Schválený fakultou
- Přijatý
Přenáší se vybrané druhy:
- Článek / J /
- Kniha / B /
- Kniha pouze s editory (editor = autor) / B /
- Kapitola v knize / B /
- Stať ve sborníku prací (nekonferenčním) / C /
- Příspěvek v konferenčním sborníku / D /
- Přednáška / O /
- Poster / O /
- POZOR! Jiné typy výsledků je nutné je vložit do ISP ručně
Smazání záznamu v OBD by mělo vést k následnému vymizení odpovídající položky také z ISP.
Import probíhá 2× denně, obvykle v 11:15 a 23:15, ale v exponovaném období se může prodloužit až o desítky minut, proto doporučujeme provést kontrolu importu druhý den.
Upozornění: Přestože samotný import do SIS probíhá denně, možnost editace a tzv. párování záznamů je pro studenty otevřena pouze ve vyhlášeném termínu.
Pole Open Access
Přímí autoři článku by měli svého katedrového zpracovatele informovat, zda je článek publikován v režimu OPEN ACCESS.
Pro kontrolu a zjištění, zda je článek publikován v tomto režimu můžete též použít vyhledavač na adrese https://www.doaj.org/
Alternativní nástroj pro stejnou kontrolu je:
https://openaccessbutton.org/
Články evidované ve Scopus uvádí režim Open Access u názvu článku, resp. časopisu.
V případě, že článek je dostupný pouze v tištěné podobě, není nikde on-line, volte variantu C a přiložte k záznamu v OBD plný text článku. V případě, že nemáte text článku, volte variantu D (metadata jsou již samotný záznam v OBD).
Variantu B zadejte pouze v případě, že je známa přesná lhůta embarga (tu uveďte do příslušného pole), jinak opět variantu C.
Novinky při vkládání plného textu (a dalších příloh)
V dolní části záznamu se nachází sekce „Přiložené soubory”. Nejčastěji se využívá ke vkládání tzv. plného textu. Nejdůležitější změnou je, že (původně volitelná) pole „Typ přílohy” a „Dostupnost” jsou nyní (po vložení souboru) striktně povinná. Pole „Typ přílohy” má tzv. „modrou kontrolu” a je potřeba jej vyplnit jako první, jinak nepůjde vyplnit pole „Dostupnost”. Toto pole má dokonce „červenou kontrolu”, tzn. že bez jeho vyplnění záznam nelze uložit vůbec.
Příjemnou novinkou je také možnost nahrání nové verze souboru bez nutnosti smazání celého řádku. Dále se zpřesnily popisy u jednotlivých typů příloh a přibyl jeden nový typ „Aktualizovaná verze”. Nově lze také (podobně jako v případě financování) sekci přílohy editovat přímo z detailu záznamu (tedy nejen během editace celého záznamu), dále také ze seznamu záznamů pomocí tlačítka „Soubory”.
Tip: Chcete-li si ušetřit práci a nechce se vám tyto údaje vyplňovat ručně při každém vkládání, můžete si své nejčastěji používané hodnoty nechat „předvkládat” automaticky při vložení souboru. Na Nástěnce najdete v horní červené liště položku „Moje nastavení”, poté třetí záložka „OBD: Nastavení” a tam v dolní části „Přikládané soubory”. Zde si pak zaškrtnete políčko u první volby („Použít toto nastavení jako výchozí”) a vyberete vámi nejčastěji používaný „Typ přílohy” (např. „vydavatelská verze” nebo „předtisková verze”) a „Právo” (v záznamu označené jako „Dostupnost”, např. „pouze vlastníkovi”). Nezapomeňte pak toto nastavení potvrdit kliknutím na tlačítko „Uložit” po pravé straně (pro každou sekci je vlastní).
Jak postupovat při vkládání záznamu s autory z více PřF/UK pracovišť?
Optimální je po zadání všech svých údajů kontaktovat další pracoviště (správce nebo některého z autorů) a domluvit se na tom, které údaje potřebují ještě doplnit.
Další možností je daný záznam předat danému pracovišti do správy (přes nabídku „Předat záznam”, příp. zapůjčit). Je také možno předat vlastnictví záznamu vybranému autorovi z daného pracoviště, k čemuž se dá s výhodou využít možnost „Předat k autorizaci”, kdy nám systém automaticky nabídne všechny interní autory z daného záznamu. (Tuto možnost můžete využít též pro předání k dopracování autorům z vašeho pracoviště.)
Nebo (pokud si nejste jisti přesným postupem), stačí jen jednoduše informovat o této skutečnosti nás, fakultní správce (nejlépe prostřednictvím Helpdesku), a my už potřebné předání nebo zapůjčení zařídíme za vás.
Hodnocení
Hodnocení Jimp x Jsc
J = recenzovaný odborný článek (Jimp, Jsc a Jost)
V rámci hodnocení výzkumných organizací podle Metodiky 2017+ již nezáleží na tom, jaký poddruh biblio článku předkladatel vybere (Jimp či Jsc), zásadní je vyplnit oba identifikátory označující přítomnost v příslušných databázích (UT-WoS, EID Scopus), pokud existují. Pokud je článek obsažen v obou databázích, objeví se v obou bibliometrických zprávách, za WoS i Scopus.
Pro hodnocení Jimp se uznávají výsledky označené jak „(loni) impaktovaný”, tak „evidovaný ve WoS”.
Kód UT-WoS článku podle Web of Science (číselný, délka 15) P/PP. Uvádí se povinně pro poddruh Jimp. [Podobně je pak povinné EID v případě typu „časopis se SJR (Scopus)”.]
Číselník zdrojů – ověřte, že jste vybrali správné ISSN.
Typ – nemá význam pro RIV, není exportovaným údajem.
Pokud je dle vašeho názoru uvedeno nesprávně, nahlaste fakultnímu správci, zajistíme opravu.
Impakt Faktor se počítá poměrem všech citací ke všem článkům, které daný časopis vydal za poslední dva roky a počtem článků, které za ty roky v časopise vyšly. Nový IF vychází vždy v létě (červen – srpen). Proto je také IF vždy z loňského, respektive předloňského roku (příklad: na jaře 2021 je aktuální IF z roku 2019). Proto také „loni impaktovaný časopis” znamená vlastně nejaktuálněji impaktovaný časopis.
Jak vyhledat na pracovišti publikující autory s chybějícími personálními identifikátory (ORCID apod.)
Připravuje se zpřístupnění této funkcionality (včetně možnosti vkládat identifikátory) pro katedrální zpracovatele.