Výchozí situace

Standardní uživatelé se vztahem k fakultě (studenti, zaměstnanci) disponují 3 elektronickými účty na Přírodovědecké fakultě. Všechny tyto tři účty mají při běžném použití stejné heslo (získávané z CAS) a stejný login (v některých systémech doplněný o "@natur.cuni.cz").

  • Google Workspace účet (veškeré fakultní služby Google) - především fakultní e-mail a Google dokumenty
  • účet v unix-like systémech - fakultní WiFi (Eduroam), přihlášení do fakultního webu, osobní weby
  • účet Windows domény - přihlášení na počítače začleněné do windows domény PRFUK (počítače na učebnách, studovnách a na vybraných pracovištích děkanátu), přístup k datům ve windows doméně PRFUK, tiskový systém MyQ

Ostatní účty (např. CAS, SIS, WebApps) jsou spravovány rektorátem a politika jejich rušení není v gesci PřF UK. Obecně u nich platí, že dokud má osoba libovolný vztah k UK, pak by tyto účty měly být zachovány.

Dokud trvá alespoň jeden vztah k fakultě (student fakulty, zaměstnanec fakulty), tak fakultní účty rušeny nejsou.

Postup rušení účtu

Dnem ukončení posledního vztahu s PřF UK začíná ochranná lhůta - viz opatření děkana článek 4: E-mailový účet je zrušen zpravidla do 1 měsíce od ukončení vztahu k fakultě a v případě studentů do 8 měsíců od ukončení studia. Děkan v odůvodněných případech může uvedenou lhůtu zkrátit či prodloužit. Příslušná data jsou smazána po 3 letech od ukončení vztahu s fakultou. Pro účet v unix like systémech a pro windows doménu PRFUK se uplatní stejná lhůta.

Ochranná lhůta je období, kdy budete mít ještě přístup do fakultních služeb Google Apps včetně Gmailu. Na tuto skutečnost Vás má upozornit informační email. Během ochranné lhůty máte možnost stáhnout si svá data z fakultních Google Apps pomocí služby Google Takeout.

Po jejím skončení dojde ke znepřístupnění účtů; nedojde ještě ke smazání účtů. Na fakultní e-mail stále mohou přicházet emaily. Proto je výhodné mít předem nastavené přesměrování pošty a nastavenu odpověď v nepřítomnosti, díky které upozorníte odesilatele na Vaši novou emailovou adresu a na to, že fakultní adresu již nepoužíváte.

 

d0 Poslední den vztahu s PřF UK Uživateli vyprší vztah k Přírodovědecké fakultě, který je založen na informacích ve WhoIS nebo v SIS (existenci vztahu lze ověřit v CAS).
d0 + 1 den E-mail s upozorněním Den po ukončení vztahu s fakultou přijde uživateli upozornění e-mailem. Uživatel může i nadále přistupovat do svých účtů, pokud má platné heslo v CAS. V tuto chvíli si uživatel může ve fakultním e-mailu nastavit přesměrování na jinou adresu a měl by si nastavit odpověď v nepřítomnosti s informacemi o svém jiném e-mailu. Zároveň si může stáhnout svá data.

d0 + 30 dní (u zaměstnanců)

d0 + 240 dní (u studentů)

 Uzamknutí účtů V tento den dojde k uzamčení fakultních účtů. Uživatel se nyní již nepřihlásí. Předem nastavené přeposílání i odpověď v nepřítomnosti zůstává aktivní. Termín je rozdílný pro studenty a zaměstnance.
d0 + 3 roky Smazání účtů Po třech letech dojde ke skartaci - smazání účtů včetně všech dat bez možnosti obnovení.