Opatření tajemníka č. 3/2011
k oběhu dokumentů a používání elektronické spisové služby
Zrušeno Opatřením děkana č. 17/2024
Čl. 1
Předmět úpravy
Toto opatření upravuje povinnost používání elektronické spisové služby (dále “elektronické spisovny”) pro evidenci písemností na Přírodovědecké fakultě Univerzity Karlovy v Praze (dále “fakultě”).
Čl. 2
Evidence úřední písemnosti
- Veškeré písemnosti doručené na adresu fakulty musejí být zaevidovány v elektronické spisovně a musí jim být přiděleno jedinečné evidenční číslo (PID).
- Písemnost, která je doručena na hlavní (fakturační) adresu fakulty, je zpracována podatelnou fakulty a do elektronické spisovny je zařazena referentkami podatelny.
- Písemnost, která je doručena přímo na adresu konkrétního pracoviště, je obdobně zpracována pracovníkem k tomu pověřeným vedoucím pracoviště.
- Písemnost, která není náležitě evidována, je považována za soukromou korespondenci se všemi hmotnými či právními důsledky.
- Povinnost evidovat písemnost v elektronické spisovně se nevztahuje na písemnosti informativního charakteru, jako jsou např. noviny, časopisy, nabídky firem, letáky apod.
Čl. 3
Vyřízení úřední písemnosti na pracovišti
V případě, že je přijatá písemnost vyřízena přímo na pracovišti bez předání jinému pracovišti, označí příslušný pracovník vyřízení písemnosti elektronickým razítkem v elektronické spisovně tak, že je zřejmé, ke kterému datu a kterým pracovištěm byla písemnost vyřízena.
Čl. 4
Postoupení písemnosti jinému pracovišti k vyřízení
- V případě postoupení písemnosti k vyřízení na jiné pracoviště příslušný pracovník záznamem v elektronické spisovně použitím elektronického razítka označí, kdy byla písemnost pracovištěm vyřízena a postoupena na jiné pracoviště. V elektronické spisovně je zároveň vyznačeno pracoviště určené k dalšímu řízení.
- Fyzické předání písemnosti dalšímu pracovišti je zajištěno podatelnou v rámci vnitrofakultní pošty. Podatelna nezajišťuje záznam dalšího oběhu písemností v elektronické spisovně.
Čl. 5
Závěrečná ustanovení
1. Tímto opatřením se ruší příkaz tajemnice č. 1/99/24.
2. Příkaz tajemnice č. 2/2001/30 zůstává i nadále v platnosti.
3. Osobou odpovědnou za kontrolu plnění tohoto opatření je vedoucí sekretariátu děkana a tajemníka.
4. Toto opatření je účinné od 1.1.2012 a platné dnem vyhlášení.
V Praze dne 20.12.2011
| Mgr. Lenka Dvořáková tajemnice fakulty |