Role Odboru vnějších vztahů

Propagace a medializace výsledků vědy a výzkumu, ale také dalších událostí spojených s životem PřF UK (např. události typu výstav, zisku významných ocenění, pořádání akcí pro mládež a další), je důležitým procesem ve fungování fakulty směrem dovnitř i navenek. Velká část propagačních kanálů (viz výčet níže) je spravována z centrální úrovně prostřednictvím Odboru vnějších vztahů (OVV PřF UK), díky čemuž jsou možné synergie propagačních kanálů (viz níže), jejichž využití není přímo přístupné dílčím organizačním jednotkám. Řada odborných médií (časopisy typu Nature či Science) má přesně dojednané podmínky zveřejnění zprávy (informační embargo vázané přesnému datu a hodině) a koordinace popularizačních výstupů je proto velmi důležitá i z tohoto důvodu. 

Díky moderním komunikačním technologiím dnes může velká část médií pracovat téměř v reálném čase, což  pochopitelně zvyšuje jejich kompetitivnost ohledně exkluzivity obsahu. V tomto smyslu hrají v distribuci zprávy směrem k médiím hlavní roli personální kontakty s redakcemi, s nimiž vládne nepsaná dohoda o exkluzivitě. Její nesystematické porušení by mohlo proto vést k rozkolísání křehké rovnováhy nepsaných dohod a je proto vhodné se této situaci pokud možno vyhýbat.

Z kapacitních důvodů se OVV aktivně podílí na propagaci takových výsledků, které mají vysokou relevanci a svým významem principielně přesahují horizont dílčích organizačních jednotek. (Nepropagují se tedy např. katedrové semináře či výstupy úzce vázané na odbornou komunitu daného výzkumného pole.) Po předchozí dohodě je také možné využít kanály ovládané z OVV pro povinnou publicitu, která je stále častější součástí řady schémat grantové podpory.  

 

Příklad - popularizace článku připravovaného k publikaci ve vysokoimpaktovém časopise (Nature, Science a pod.): 

Publikace ve vysoce impaktovaném vědeckém žurnálu je významnou událostí nejen v životě vědce, či vědeckého týmu, ale i pro instituci, k níž má afiliaci. O propagaci takových významných vědeckých výstupů se snaží také samotná odborná vědecká média či vydavatelské domy, pod které spadají (např. Springer…). Na propagaci je proto vhodné  se včas připravit a postupovat koordinovaně nejen s PR oddělením příslušného odborného periodika, ale také se spoluautory z různých dalších zemí a také s Odborem vnějších vztahů PřF UK, které medializaci takových výstupů realizuje. 

O přijetí k publikování je celý vědecký tým spraven s dostatečným předstihem a je zpravidla informován o tom, že nakladatelství hodlá připravit tiskovou zprávu, adresovanou v první řadě anglickojazyčnému mediálnímu prostředí. Při jejím vzniku je však (z naší strany) také důležité iniciovat to, aby v ní byl zmíněn podíl příslušných autorů a také naše instituce, tedy PřF UK či Univerzita Karlova. Potřebná loga a další vizuální materiály jsou na webu PřF UK v různých jazykových mutacích ZDE.   Publikování zprávy zpravidla podléhá přísnému mediálnímu embargu, vázanému ke zcela konkrétnímu datu i hodině. Do tohoto bodu na časové ose je vhodné mít připravené podklady pro mediální prezentaci. Ty by měly obsahovat:

Tiskovou zprávu: Pro české prostředí je vhodné vytvořit vlastní jazykovou mutaci zprávy - ideálně ve spolupráci s OVV PřF UK. Tisková zpráva by měla být psána populárním jazykem (tedy pokud možno bez odborné terminologie), nepřesáhnout rozsah 6000 znaků (vč. mezer).  Finální podobu tiskové zprávy je vhodné konzultovat s pracovníky OVV. Příklady tiskových zpráv lze najít v příslušné sekci fakultního webu. V případě, že autoři mají afiliaci k více výzkumným institucím (myšleno v ČR), je důležité konzultovat výslednou podobu tiskové zprávy se spoluautory, případně se PR oddělením příslušných institucí. OVV může v tomto směru taktéž výrazně nápomocné. 

Ilustrace: Vizuální doprovod je podstatnou  součástí komunikace. Mohou jej tvořit fotografie zkoumaných objektů, fotografie členů vědeckého týmu, kreslené ilustrace, schémata, grafy atd. Vizuální materiál je třeba dodávat ve formě samostatných obrázků (tedy nevkládat do Wordu či jiného textového editoru). Je třeba mít na paměti, že ideální je mít obrázky v rozlišení pro tisk - zmenšení pro využití v online kanálech lze pak udělat snadno, opačně však nikoliv. V případě, že nějaký typ vizuálního materiálu chybí, lze prostřednictvím OVV dojednat jeho doplnění či rovnou vznik, je však třeba počítat s jistou časovou náročností procesu. V každém případě je důležité pamatovat na práva a kredity k obrázkům a dodávat je ideálně spolu s popisky k nim. V případě, že je k ilustraci využívána přejatá fotografie či obrázek, je vždy nutné využívat volnou licenci se všemi citačními pravidly. 

Kontakty: Je důležité, aby pro komunikaci za vědecký tým byla zplnomocněna jedna konkrétní osoba (nebo po dohodě více osob s jednoznačně určenými kompetencemi) a umožnila médiím, aby ji v případě zájmu kontaktovala.  Kontaktem se myslí především číslo na mobilní telefon. Kontakty jsou ze strany OVV předávány pouze na vyžádání ze strany novinářů, nejsou tedy veřejně přístupnou informací a je s nimi zacházelo velice uvážlivě. 

Tyto podklady mohou být využity nejen pro externí média, ale i pro další kanály (viz výčet níže). 

 

Kanály: 

Ovládané přímo z fakulty (OVV)

1. určena spíše vnitrofakultní veřejnosti (případně pomezí vnitřní x vnější):

fakultní web (zejména formát “otvírák”, tedy hlavní článek na hlavní stránce),  novinka (aktualita) na hlavním webu, oficiální facebookový účet PřF UK, oficiální twitterový účet PřF UK.

2. popularizace směřovaná k laické veřejnosti a zájemcům o studium na PřF UK

Média vázaná na projekt Přírodovědci.cz - web, Facebook, Twitter, tištěný časopis Přírodovědci.cz (vychází 4x ročně)

 

Externí média

  1. tiskové agentury (zejména ČTK) 

  2. ČT a ČRo - obecné redakce i redakce dedikované přímo vědeckým tématům

  3. celouniverzitní média (spolupráce OVV UK: UK-Média - časopis Fórum, sociální sítě)

  4. webové stránky a další média spolupracujících institucí (ústavy Akademie věd, spolupracujících univerzit atd)

  5. komerční TV a rozhlasové stanice

  6. tištěné deníky

  7. tištěné časopisy specializovaného typu (Vesmír, Živa…)

  8. tištěné společenské časopisy

  9. online zpravodajství (Denník N, Aktuálně.cz, Info.cz, Respekt…), rozhovorové formáty (DVTV a pod.) 

 

Média mají často ale také vlastní agendu - a tudíž poptávku po odbornících, kteří jsou ochotni reagovat na aktuální kauzy. Zaužívaný proces je takový, že zástupci médií kontaktují pracovníky OVV s prosbou o předání kontaktu na odborníka. V takových případech je rozhodující parametr čas, resp. ochota zareagovat rychle. Ideálním způsobem kontaktování je předání čísla mobilního telefonu. Seznamem kontaktů na odborníky disponuje OVV, je nicméně vhodné jej prakticky neustále rozšiřovat a aktualizovat. Přihlásit se můžete kontaktováním OVV na mailový alias vnejsi@natur.cuni.cz

Přírodovědci.cz

Časopis Přírodovědci.cz vznikl na podzim 2012 jako součást stejnojmenného popularizačního konceptu PřF UK Přírodovědci.cz. Je koncipován jako čtvrtletník , což je periodicita, která odpovídá čtyřem fakultním sekcím. Časopis vychází v polovině března, června, září a prosince. Každá sekce má díky tomu pod svým patronátem vždy jedno číslo za rok. 

Časopis je zdarma a není součástí žádné distribuční sítě. Vždy po vydání je doručován na vybraná distribuční místa po celém Česku. K dispozici je také ve všech budovách PřF UK. Kromě toho má cca 120 předplatitelů, kterým je zasílán za poštovné. Aktuální náklad činí 12 000 ks.

Níže jsou rubriky (tučně), které je po dohodě možné využít k prezentaci výzkumu apod.

  • Inzerce (str. 2 a 40) - celostránková reklamní plocha určená zejména pro partnery

  • Co nového (str. 4-7) - aktuality (dění na fakultě, vědecké úspěchy apod.); jedno- nebo dvoustránkový článek

  • Přírodovědci učitelům (str. 28) - nabídka učitelům základních a středních škol na obohacení výuky (online aktivity, exkurze, přednášky; jedna strana)

  • Studenti (str. 29) - aktuality ze studentského života na fakultě (spolkový život, sport, kultura, úspěchy; jedna strana)

  • Kultura (str. 30) - kulturní život na fakultě (divadlo, výstavy atd.; jedna strana)

  • Publikace (str. 31) - aktuální knižní výstupy fakultních autorů

  • Přírodovědci obrazem (str. 32-35) - popularizace vědy skrze atraktivní fotografie (výzkum, exkurze apod.; čtyři strany)

  • Přírodověda aktuálně (str. 36) - prezentace zajímavého výzkumu (jedna strana)

V případě zájmu o publikování textu je třeba si s dostatečným předstihem (nejlépe 2 měsíce před vydáním; v lednu, dubnu, červenci, říjnu) rezervovat místo v dané rubrice, jinak nelze otištění textu garantovat. Hrubou verzi článku je pak třeba dodat nejméně jeden měsíc před vydáním, tj. v polovině února, května, srpna, listopadu.

Webové stránky Přírodovědci.cz umožňují okamžité zveřejnění libovolné aktuality; článek by měl vždy mít popularizační charakter, cílovou skupinou zde není fakultní veřejnost, ale veřejnost laická a zájemci o studium.

Lze také upozorňovat na zajímavé akce (přednášky atd.) pořádané ve spolupráci s fakultou. Na nový obsah je současně avizován na facebookové a twitterové stránce Přírodovědci.cz, čímž se značně zvyšuje dosah příspěvku.

V případě zájmu o tištěný nebo webový příspěvek kontaktujte s dostatečným předstihem editora časopisu Petr Součka (petr.soucek@natur.cuni.cz) nebo přímo vedoucího OVV Michala Andrleho (michal.andrle@natur.cuni.cz).