Všichni uživatelé se přihlašují do SIS (https://sis.cuni.cz) přihlašovacími údaji pro CAS (https://cas.cuni.cz). Pro přihlášení do SIS je proto nezbytné mít platné přihlašovací údaje pro CAS, zároveň je potřeba mít v SIS přidělené oprávnění.

Po přihlášení do SIS si v modulu Osobní údaje zkontrolujte, zda jsou o Vás v SIS uvedeny aktuální osobní a kontaktní údaje.

Oprávnění

V SIS je seznam vyučujících, školitelů, konzultantů, oponentů, členů komisí a rad (dále jen Uživatelů) spravován koordinátory SIS z jednotlivých kateder/ústavů (dále jen Koordinátory), ti vybraným Uživatelům přidělují/odebírají oprávnění pro SIS (aplikační roli) v aplikaci Tajemník. Aplikační role není přidělována Uživatelům, kteří jsou pouze konzultantem studia, konzultantem závěrečné studentské práce studenta nebo oponentem závěrečné studentské práce. Ke konkrétní závěrečné práci může Koordinátor umožnit oponentovi dočasný přístup do SIS (bez aplikační role) s možností vložení svého posudku.

Má-li Uživatel k dispozici více aplikačních rolí, může si v SIS jednu zvolit jako výchozí (na záložce Jiná role na úvodní stránce Uživatele přihlášeného do SIS). Při práci v SIS se lze mezi aplikačními rolemi přepínat aniž by bylo potřeba se ze SIS odhlašovat.

Přihlašovací jméno

Přihlašovacím jménem Uživatele je login pro CAS, alternativně též číslo osoby/osobní číslo na UK (dále jen UKČO). Účet v CAS je zakládán zaměstnancům i externím spolupracovníkům. UKČO je uvedeno na průkazu UK (osmimístné číslo pod fotografií), nemáte-li průkaz UK, UKČO Vám může sdělit příslušný Koordinátor. V CAS je k dispozici vyhledavač loginu a UKČO.

Heslo

Uživatelé se přihlašují heslem pro CAS. Pro změnu hesla postačuje se v CAS přihlásit přihlašovacím jménem (login nebo UKČO) a platným heslem (platnost hesla je až 365 dní). Nemáte-li, či neznáte-li, své platné heslo, postupujte dle instrukcí uvedených v CAS, v případě problémů s CAS je k dispozici Poradna UK k CAS.

Osobní a kontaktní údaje

Uživatel, jež nemá v personálním systému UK platný pracovně-právní vztah k UK, má profil v SIS vyhledatelný pouze přihlášenými.

Uživatel si po přihlášení do SIS můžete v modulu Osobní údaje zkontrolovat o něm evidované základní osobní a kontaktní údaje, můžete editovat Odkaz (URL) a konzultační hodiny zobrazované ve svém profilu v SIS. Evidence většiny osobních a kontaktních údajů probíhá v personální aplikaci WhoIS a do SIS jsou automatizovaně periodicky (na hodinové bázi) přenášeny. Každý Uživatel z naší fakulty má být evidován ve WhoIS s platným vztahem zaměstnání (včetně DPP a DPČ, vztahy zaměstnání evidují personální oddělení fakult a dalších součástí UK) nebo s platným vztahem externí spolupracovník k naší fakultě (evidují správci WhoIS jednotlivých kateder/ústavů). Z WhoIS se do SIS přenáší křestní jméno, příjmení, akademické tituly, telefonní číslo za fakultu (v SIS je považováno za veřejný pracovní kontakt), telefonní číslo za univerzitu (v SIS je považováno za neveřejný osobní údaj), emailová adresa za fakultu (v SIS je považováno za veřejný pracovní kontakt), emailová adresa za univerzitu (v SIS je považováno za neveřejný osobní údaj) a příznak Externí. Do SIS se (minimálně prozatím) nepřenáší doručovací adresa, tu Koordinátoři evidují nadále v aplikaci Tajemník.

Uživatelskou podporu k WhoIS poskytuje Odbor informačních technologií.

Jméno a akademické tituly ve WhoIS

Křestní jméno, příjmení, akademické tituly jsou ve WhoIS evidovány níže uvedeným pracovníkem a to v závislosti na existenci Vašeho platného vztahu (vztah zaměstnání se pro tyto účely považuje za platný ještě 90 dní po ukončení jeho platnosti) s nejvyšší prioritou v rámci celé univerzity (níže uvedeny vztahy dle priorit).

  • Zaměstnanec: evidence referentem personálního oddělení příslušné fakulty
  • Student: evidence referentem studia příslušné fakulty
  • Účastník rigorózního řízení: evidence referentem řízení příslušné fakulty
  • Osoba s přerušeným studiem: evidence referentem studia příslušné fakulty
  • Uchazeč o zaměstnání: evidence referentem personálního oddělení příslušné fakulty
  • Uchazeče o studium: evidence referentem řízení příslušné fakulty
  • Uchazeč o rigorózní řízení: evidence referentem řízení příslušné fakulty
  • Účastník programu CŽV a uchazeč o účast v programu CŽV: evidence referentem programů CŽV příslušné fakulty
  • Externí spolupracovník (včetně honorárních): evidence správcem personální aplikace WhoIS katedry/ústavu
  • Člen org. jednotky Statutární orgány naší fakulty a jí podřízených: evidence správcem personální aplikace WhoIS sekretariátu děkana a tajemníka

Pracovní kontakty ve WhoIS

Pracovní kontakty (telefonní čísla, emailové adresy, místnosti, apod.), tj. kontakty vázané ke vztahům zaměstnání a externí spolupráce, eviduje ve WhoIS správce personální aplikace příslušné katedry/ústavu, ten ve WhoIS eviduje též samotné vztahy externí spolupráce. Ve WhoIS lze evidovat emailové kontakty též automatizovaně, takovou možnost evidence má za naši fakultu Odbor informačních technologií.

Osobní kontakty ve WhoIS

Osobní kontakty (telefonní čísla a emailové adresy) eviduje ve WhoIS sám uživatel (po přihlášení v menu zvolí "Moje osobní a kontaktní údaje" a následně přejde na záložku Kontakty, kde může osobní kontakty evidovat), v případě zaměstnance je může evidovat i referent personálního oddělení příslušné fakulty.

Pořadí kontaktů ve WhoIS

Pořadí kontaktů (pracovních i osobních) může upravovat sám uživatel, též správce personální aplikace katedry/ústavu vztahu a v případě zaměstnance též referent personálního oddělení příslušné fakulty.

Pokyny pověřence pro ochranu osobních údajů

Pokyn č. 3 pověřence pro GDPR určuje zaměstnancům UK, jaké emailové účty mohou používat pro zasílání pracovních emailů na UK, zasílání emailů studentům a veškerou další komunikaci uvnitř UK i ze strany UK vůči třetím stranám.

Emailové adresy a telefonní čísla v SIS

Emailová adresa a telefonní číslo za fakultu v SIS

Automat periodicky vybírá z WhoIS první z platných kontaktů osoby dle těchto priorit:

  • veřejné pracovní kontakty navázané k příslušné fakultě (jako celku, či k příslušné sekci, či k příslušné katedře/ústavu/apod.) k níž má osoba ve WhoIS platný pracovně-právní vztah nebo platný vztah externí spolupráce,
  • pořadí kontaktu.

Emailová adresa a telefonní číslo za univerzitu v SIS

Automat periodicky vybírá z WhoIS první z (ve WhoIS platných) kontaktů osoby dle těchto priorit:

  • veřejné pracovní kontakty navázané k libovolné fakultě (jako celku, či k příslušné sekci, či k příslušné katedře nebo ústavu, apod. ) k níž má osoba ve WhoIS platný (veřejný) pracovně-právní vztah nebo (veřejný) vztah externí spolupráce,
  • veřejné osobní kontakty,
  • pořadí kontaktu.

Emailová adresa za univerzitu, taktéž telefonní číslo za univerzitu, není prezentováno v detailu osoby v modulu Hledání osob v SIS.

Automat kontakt v SIS nemaže, pouze doplňuje nebo nahrazuje. Případné vymazání může provést Koordinátor v aplikaci Tajemník.

Dokáže-li SIS při odesílání e-mailové zprávy určit za jakou fakultu se zpráva odesílá, upřednostní emailovou adresu za danou fakultu, jinak použije emailovou adresu za univerzitu.

Na koho se obracet s otázkami a požadavky ohledně SIS?

Kontaktní osobou pro zaměstnance a externí spolupracovníky jsou Koordinátoři.